SmartFiles | Luis Lacombe

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Visão geral do SmartFiles

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Acesso ao SmartFiles

Tela de acesso do SmartFiles com apresentação da plataforma e formulário seguro de autenticação.

Parte 1

Por que o SmartFiles é necessário

Toda empresa acumula documentos importantes: contratos, relatórios, manuais, propostas, notas, planilhas, procedimentos internos, arquivos jurídicos, documentos técnicos e históricos de atendimento. O problema é que, muitas vezes, essas informações ficam espalhadas em pastas, servidores, computadores, e-mails ou sistemas diferentes.

Com o tempo, encontrar uma informação simples pode se tornar uma tarefa demorada. Um colaborador precisa abrir vários arquivos, procurar manualmente, comparar versões, interpretar textos longos e depender de pessoas que conhecem onde cada documento está guardado.

O SmartFiles nasce para resolver esse problema. A aplicação transforma arquivos parados em uma base inteligente de conhecimento. Em vez de apenas armazenar documentos, permite que a empresa converse com seus próprios arquivos, obtenha respostas rápidas, gere resumos, encontre informações relevantes e transforme conteúdo disperso em apoio real para decisões.

Com o SmartFiles, documentos deixam de ser apenas arquivos guardados e passam a fazer parte de uma inteligência acessível, organizada e útil para o dia a dia da empresa.

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Tela principal e chat inteligente

Tela principal do SmartFiles com árvore de pastas, área de conversa com a inteligência artificial e lista de arquivos.

Parte 2

Tela principal e recursos do sistema

A tela principal do SmartFiles foi pensada para oferecer uma visão clara e prática do conhecimento disponível na empresa. O usuário pode acessar suas pastas, visualizar arquivos, acompanhar o status de processamento dos documentos e interagir diretamente com a inteligência artificial.

O grande destaque da aplicação é o chat inteligente. Por meio dele, o usuário pode fazer perguntas em linguagem natural, sem precisar saber exatamente em qual documento a informação está.

“Quais contratos vencem este mês?”

“Resuma os principais pontos deste documento.”

“Existe alguma cláusula de reajuste neste contrato?”

“Quais são os riscos encontrados nesses documentos?”

A IA analisa o conteúdo disponível, interpreta o contexto e responde de forma objetiva. Isso reduz o tempo de busca, melhora a produtividade e facilita o acesso ao conhecimento interno.

Além do chat, a tela principal pode apresentar indicadores, alertas, status de arquivos, informações das pastas e atalhos para os principais recursos do sistema.

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Pastas inteligentes e controle de acesso

Tela do SmartFiles destacando a hierarquia de pastas e o menu com permissões, schedules, edição e gerenciamento de acesso.

Parte 3

Pastas, schedules, hierarquia da informação e controle de acesso

No SmartFiles, as informações são organizadas por pastas inteligentes. Cada pasta pode representar uma área, cliente, projeto, departamento, processo ou tipo de documento.

Essa estrutura permite criar uma hierarquia de conhecimento. Uma empresa pode ter uma pasta principal para o setor jurídico, com subpastas para contratos, processos, pareceres e documentos de clientes. Da mesma forma, pode criar áreas específicas para financeiro, RH, compras, atendimento, auditoria e engenharia.

Cada pasta pode ter sua própria configuração, seu próprio contexto e seu próprio prompt para orientar como a IA deve interpretar os documentos. Isso permite respostas mais alinhadas com a finalidade de cada área.

Os schedules permitem executar tarefas automáticas, como ler diretórios, importar novos documentos, atualizar bases de conhecimento e processar informações em horários programados.

O controle de acesso completa a solução com regras de permissão por usuário, área ou pasta, garantindo organização, segurança e governança sobre a base documental.

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Gerenciamento de arquivos

Parte 4

Área de arquivos

A área de arquivos do SmartFiles concentra o gerenciamento dos documentos utilizados pela IA. Nela, o usuário pode enviar arquivos, acompanhar o processamento, verificar se eles já estão disponíveis para consulta e organizar os documentos dentro das pastas corretas.

Essa área mostra o caminho entre o documento bruto e o conhecimento utilizável. Um arquivo enviado ao sistema passa por etapas de leitura, processamento e indexação até ficar pronto para ser consultado pelo chat ou por outros recursos da aplicação.

O usuário pode trabalhar com PDFs, documentos administrativos, contratos, relatórios, planilhas, imagens e outros formatos compatíveis com a estratégia da empresa.

A proposta é facilitar o controle de tudo o que foi carregado, apresentar claramente o status de cada arquivo e garantir que o conteúdo esteja disponível para a IA de forma organizada.

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Assistente por voz

Tela do assistente de voz do SmartFiles conectado à pasta selecionada e ouvindo uma pergunta do usuário.

Parte 5

Uma forma mais natural de acessar o conhecimento

O SmartFiles também pode oferecer uma experiência ainda mais natural por meio do assistente por voz.

Em vez de digitar perguntas, o usuário pode conversar com a IA usando a voz. Isso torna a interação mais rápida, prática e intuitiva, especialmente durante reuniões, análises de documentos ou trabalhos realizados em outra tela.

O assistente pode consultar informações, pedir resumos, localizar documentos, entender cláusulas, solicitar explicações e obter respostas contextualizadas a partir da base de arquivos da empresa.

Essa funcionalidade aproxima o SmartFiles da experiência de conversar com um especialista interno que conhece os documentos da organização. O usuário pergunta, a IA interpreta e responde com base no conhecimento disponível.

De documentos espalhados a decisões inteligentes: essa é a evolução com SmartFiles.